Jak tworzyć dostępne dokumenty tekstowe w MS Word?

Tworzenie dostępnych dokumentów tekstowych jest kluczowe dla zapewnienia równego dostępu do informacji dla wszystkich użytkowników, w tym osób z niepełnosprawnościami. Dokumenty powinny być zgodne z wytycznymi WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) oraz standardami dostępności. W tym przewodniku przedstawimy krok po kroku, jak stworzyć w pełni dostępny dokument.

Struktura dokumentu i formatowanie

Struktura dokumentu jest kluczowa dla czytelności oraz poprawnego interpretowania zawartości przez technologie asystujące, takie jak czytniki ekranu.

a) Nagłówki i style

Nagłówki pomagają w organizacji dokumentu i umożliwiają użytkownikom łatwe poruszanie się po jego treści. Stosowanie stylów nagłówków ułatwia czytnikom ekranu rozpoznanie hierarchii informacji.

1. Otwórz dokument w MS Word.
2. Zaznacz tytuł sekcji.
3. W zakładce Narzędzia główne wybierz odpowiedni styl nagłówka (Nagłówek 1, Nagłówek 2, itd.).
4. Powtórz ten proces dla wszystkich nagłówków w dokumencie.

b) Czcionki i kolory

Dobór odpowiedniej czcionki i kolorów ma wpływ na czytelność dokumentu, szczególnie dla osób słabowidzących.

1. W zakładce Narzędzia główne wybierz czcionkę bezszeryfową (np. Arial, Calibri).
2. Ustaw rozmiar czcionki na co najmniej 12 pkt.
3. Aby sprawdzić kontrast, użyj narzędzia do badania kontrastu (np. WebAIM Contrast Checker).

c) Akapity i interlinie

Odpowiednia struktura akapitów poprawia czytelność dokumentu i ułatwia jego skanowanie wzrokiem.

1. W zakładce Układ ustaw interlinię na 1,5.
2. Dodaj odstępy między akapitami – zalecane 12 pkt.

d) Unikanie ramek tekstowych i kolumn

Ramki i niestandardowe układy kolumn mogą utrudniać czytanie dokumentu przez technologie asystujące.

1. Jeżeli chcesz wyróżnić tekst, zamiast ramek użyj stylów nagłówka lub pogrubienia.
2. W przypadku konieczności zastosowania kolumn, skorzystaj z funkcji Układ -> Kolumny.

3. Obrazy i multimedia

Obrazy i multimedia powinny być dostępne dla osób niewidomych i słabowidzących poprzez stosowanie opisów alternatywnych oraz napisów do filmów.

a) Teksty alternatywne (alt text)

Teksty alternatywne pozwalają użytkownikom czytników ekranu na zrozumienie zawartości obrazów.

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na obraz.
2. Wybierz Edytuj tekst alternatywny.
3. Wpisz krótki, opisowy tekst przedstawiający zawartość obrazu.
4. Kliknij Zamknij.

b) Unikanie osadzonych tekstów w obrazach

Osadzony tekst w obrazach może być niewidoczny dla osób korzystających z czytników ekranu.

1. Jeżeli musisz dodać tekst w obrazie, umieść jego wersję tekstową bezpośrednio w dokumencie.

c) Dodawanie napisów do filmów

Osoby niesłyszące lub słabosłyszące korzystają z napisów do zrozumienia treści audiowizualnych.

1. Jeśli dokument zawiera wideo, użyj oprogramowania do dodawania napisów (np. YouTube Studio).
2. Upewnij się, że napisy są zsynchronizowane z treścią audio.

4. Tabele i listy

Struktury tabelaryczne powinny być przejrzyste i poprawnie oznaczone, aby umożliwić ich łatwe odczytanie przez technologie asystujące.

a) Struktura tabel

Nagłówki kolumn pomagają w nawigacji po tabeli i ułatwiają jej interpretację.

1. Wstaw tabelę za pomocą Wstaw -> Tabela.
2. Kliknij w tabelę, przejdź do Projektowanie -> Nagłówek wiersza.
3. Unikaj scalania komórek, aby zachować czytelność.

b) Formatowanie list

Listy ułatwiają odbiór treści i poprawiają nawigację w dokumencie.

1. Zaznacz elementy listy.
2. Kliknij Lista punktowana lub Lista numerowana w zakładce Narzędzia główne.

5. Hiperłącza i nawigacja

Opisowe hiperłącza poprawiają dostępność i zrozumienie ich przeznaczenia.

a) Opisowe hiperłącza

1. Zaznacz tekst, który ma stać się linkiem.
2. Kliknij Wstaw -> Hiperłącze.
3. Wpisz pełny adres URL i opisowy tekst.
4. Kliknij OK.

b) Spis treści

Spis treści ułatwia nawigację po dłuższym dokumencie.

1. Przejdź do Odwołania -> Spis treści.
2. Wybierz automatycznie generowany spis treści.
3. Aktualizuj go po każdej zmianie struktury dokumentu.

Jeżeli poprawnie używaliśmy stylów oraz nagłówków, spis treści zostanie utworzony automatycznie pobierając poszczególne nagłówki ich poziomy – które będą miały wpływ na poszczególne sekcje dokumentu w spisie streści.

6. Sprawdzanie dostępności

Dzięki narzędziom MS Word można wykryć potencjalne problemy z dostępnością.

1. Kliknij Plik -> Informacje.
2. Wybierz Sprawdź, czy plik jest zgodny z dostępnością.
3. Postępuj zgodnie z sugestiami narzędzia.

7. Eksport do formatów dostępnych

Dokumenty powinny być zapisywane w formatach umożliwiających ich łatwe odczytanie.

1. Kliknij Plik -> Zapisz jako.
2. Uzupełniamy dodatkowe informacje w oknie zapisu takich jak Autorzy, Tagi, Tytuł.
3. Zapisujemy nasz dokument w formacie .docx.

Zapis do PDF

Przed zapisem do PDF musimy zapisać nasz dokument w formacie Word korzystając z kroków opisanych wyżej.

1. Wybiramy Plik -> Zapisz jako Adobe PDF.
2. W oknie zapisu wybieramy Opcje.
3. Zaznaczamy opcję: Utwórz plik zgodny z PDF/A-1a:2005 i upewniamy się że opcja „Włącz dostępność…” jest oznaczona.
4. Kliknij OK.
5. Kliknij Zapisz.

Podsumowanie

Tworzenie dostępnych dokumentów w MS Word wymaga stosowania odpowiednich zasad formatowania, opisywania elementów graficznych i sprawdzania dostępności. Dzięki tym instrukcjom osoby, które wcześniej nie miały styczności z dostępnością, mogą łatwo wdrożyć te zasady w swoich dokumentach.